L’implantation d’une nouvelle solution de gestion financière telle que n’est pas seulement un projet TI. Puisque cette nouvelle solution affectera la majorité des aspects de vos affaires, la haute direction doit s’impliquer pour assurer que le projet atteigne les objectifs de votre entreprise. Par ce fait même, vous augmentez vos chances d’obtenir un haut taux d’adoption par les utilisateurs, de respecter les dates d’échéance et d’assurer une transition en douceur tout au long du projet.
Adapter la solution à vos affaires
La grande majorité des processus d’affaires de votre entreprise seront affectés par votre nouvelle solution de gestion financière. Il est donc important que quelqu’un qui est familier avec les processus actuels de l’entreprise soit impliqué afin que votre partenaire d’implantation les comprenne bien. Ainsi, vous vous assurez que votre vision est alignée avec la leur et que la solution est adoptée aux réalités spécifiques de votre entreprise et de votre industrie. En évaluant l’avancement du projet de façon régulière et lorsque nécessaire, la haute direction joue un rôle essentiel pour assurer que le fournisseur et votre entreprise sont sur la même longueur d’ondes et travaillent vers les mêmes buts tout au long du projet.
Superviser le rôle des différents départements
L’implantation d’une nouvelle solution de gestion d’affaires est un projet à grande échelle impliquant différentes équipes à travers votre entreprise, sans oublier le fournisseur de la solution. La haute direction doit donc superviser le projet dans son ensemble et vérifier la disponibilité des différentes équipes impliquées à travers l’entreprise, en plus d’établir les priorités ainsi que des délais réalistes pour les ressources impliquées. Les hauts responsables doivent également valider les commentaires, demandes et exigences des utilisateurs finaux, puis les communiquer au fournisseur de la solution afin que cette dernière rencontre leurs besoins une fois implantée.
Assurer une bonne communication
Comme dans bien d’autres choses, la communication est un élément clé du succès d’une implantation ERP. Pour éviter que vos ressources résistent au changement, elles doivent comprendre pourquoi la solution est implantée et comment elles pourront en bénéficier. La haute direction doit donc garder les voies de communication ouvertes pour que l’équipe reste au courant de l’avancement du projet et des changements à venir. En s’assurant de donner l’exemple, les hauts responsables peuvent également calmer la peur du changement et maximiser le taux d’adoption de la nouvelle solution par les utilisateurs.
Bref, l’implantation d’une nouvelle solution de gestion d’affaires requiert plus que l’implication de votre équipe TI et du fournisseur : elle nécessite également le support de la haute direction tout au long du projet. Les hauts responsables doivent gérer les ressources et coordonner les dates d’échéance et les priorités afin que le projet soit livré à temps et aligné avec la vision de votre entreprise. Ils doivent aussi assurer que les utilisateurs finaux puissent faire part de leurs craintes et de leurs suggestions et que celles-ci soient communiquées au fournisseur. Finalement, ils doivent également .
Pour plus d’information sur comment assurer le succès de l’implantation d’une nouvelle solution de gestion financière, lisez nos articles sur le rôle du super utilisateur et l’importance de l’environnement de test.
Par JOVACO Solutions, spécialiste d’implantation de Microsoft Dynamics GP au Québec
