Habiendo trabajado con muchas implementaciones en muchos países diferentes, me es fácil entender el valor de algunas funcionalidades no tan obvias de un ERP. Una de esas funcionalidades la cual puede ahorrar mucho tiempo y potenciales errores es la habilidad de aplicar y calcular los costos descargados durante el proceso de recepción de artículos. Este es un proceso importante para empresas de distribución en países donde la mayoría de productos son importados, pero muchas empresas locales también pueden beneficiarse de él.
La mayoría de las empresas que importan bienes con significativos costos de descarga tiene alguna forma de calcular los costos unitarios finales de colocar los mismos en sus almacenes. En mi experiencia, esto se logra típicamente en forma manual, utilizando hojas de cálculo en las cuales los datos individuales de cada recepción de productos es digitada, mientras la distribución de costos de hace con fórmulas manuales. Este proceso no solo es dado a errores, sino que los resultados deben ser digitados manualmente por empleados en el sistema contable, creando una capa adicional de potenciales problemas y errores.
Con un proceso bien diseñado de aplicar los costos descargados durante la recepción de órdenes de compra, usted realmente puede dejar que Dynamics GP (Great Plains) calcule los mismos. La configuración es simple, requiriendo solamente la definición de los costos que planea utilizar, y luego aplicando esos costos con los valores apropiados en el momento de la recepción. Dynamics GP simplifica el resto, incluyendo:
- Distribuyendo (prorrateo) los costos basando en valor, cantidad o volumen de los artículos en la recepción.
- Pareando de facturas tanto del proveedor del producto como de los proveedores de los costos descargados.
- Creando todas las entradas contables necesarias durante los procesos de recepción y asignación de costos, y el pareo de las facturas.
- Aplicando una revaluación perfecta a nivel de auxiliar y mayor contable en los casos en que los costos originalmente pareados durante el proceso de recepción sean diferentes a las facturas finalmente pareadas tanto del proveedor de los productos como de los proveedores de los costos descargados, según tolerancias especificadas.
El resultado es un proceso automatizado que le ahorra el uso de hojas de cálculos externas y reduce grandemente el potencial de errores. Usted puede aprender cómo configurar y utilizar los costos descargados en Dynamics GP en nuestro post "Costos descargados en Dynamics GP". Y, si está pensando en asistir al este año, no se pierda nuestra sesión "" en la cual estaremos demostrando este proceso paso por paso. Usted puede leer más acerca de GPUG en nuestro post "Lo Mejor de Dynamics GP: El Grupo de Usuarios de GP ( GPUG )".
Un ERP está supuesto a ahorrarle tiempo, y evitarle errores. La funcionalidad de costos descargados es una de esas que realmente logra ambas cosas en forma brillante, ¡Y a nuestros usuarios de Dynamics GP (Great Plains) les encanta! Si usted quiere saber más acerca de los costos descargados, o si cree que puede usarlos en su empresa, .
